Guía de Trámites Notariales – Declaración Extraproceso
Declaraciones Extraproceso y Poderes
Esta guía ofrece modelos y orientaciones prácticas para la elaboración de declaraciones extraproceso y poderes utilizados en Colombia.
Los documentos incluidos son modelos de referencia que pueden servir como base para preparar una solicitud o documento antes de acudir a una notaría, entidad pública, entidad privada o autoridad que lo requiera.
La aceptación de un documento puede depender de la finalidad específica, la entidad destinataria y los requisitos particulares establecidos para cada trámite.
1. DECLARACIÓN EXTRAPROCESO
¿Qué es?
La declaración extraproceso —también conocida como declaración extrajuicio o declaración con fines extraprocesales— es una manifestación realizada bajo gravedad de juramento ante un notario para acreditar determinados hechos.
El Decreto 1557 de 1989 autoriza a los notarios para recibir declaraciones con fines extraprocesales y establece que estas pueden tener el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de las competencias judiciales.
La norma permite que el interesado prepare el acta y la presente ante el notario. Este verificará, entre otros aspectos, que contenga los datos generales de ley, la manifestación de que se declara bajo gravedad de juramento, las razones de la declaración y que se refiera a hechos personales del declarante o que este conozca.
¿Para qué puede utilizarse?
Una declaración extraproceso puede utilizarse para diferentes finalidades, dependiendo de los requisitos de la entidad que la solicita.
Entre los casos frecuentes se encuentran:
- Declaraciones sobre convivencia.
- Manifestaciones relacionadas con unión marital de hecho, cuando sean procedentes para el trámite específico.
- Dependencia económica.
- Manifestaciones sobre ingresos o actividad económica.
- Situaciones familiares.
- Manifestaciones sobre residencia o domicilio.
- Pérdida o circunstancias relacionadas con determinados documentos.
- Declaraciones sobre hechos personales.
- Otros hechos que una entidad requiera acreditar mediante declaración bajo juramento.
Importante: que una declaración extraproceso sea válida formalmente no significa que cualquier entidad esté obligada a aceptarla para cualquier finalidad. La entidad que solicita el documento puede establecer requisitos adicionales.
¿Qué debe contener?
Como regla general, el documento debe identificar claramente:
- Nombre completo del declarante.
- Documento de identificación.
- Ciudad de expedición del documento.
- Lugar de domicilio o residencia, cuando sea pertinente.
- Manifestación expresa bajo gravedad de juramento.
- Descripción clara, concreta y coherente de los hechos.
- Razón o finalidad de la declaración.
- Entidad ante la cual será presentada, cuando se conozca.
- Fecha y lugar.
- Firma del declarante, según el procedimiento utilizado.
El contenido debe referirse a hechos personales del declarante o hechos que este conozca, evitando incluir afirmaciones que no pueda respaldar.
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